E-Mail - was man wissen muss

<Übersetzung CiviCRM User Guide>

Dieses Kapitel umreißt einige Schlüsselkonzepte und Fragen, die für die für die Planung des Einsatzes der E-Mail-Funktionen von CiviCRM. Dieses Kapitel sollte gelesen werden, bevor Sie beginnen, E-Mails an Kontakte zu senden. Ausführliche Informationen über die Durchführung der genannten Aktivitäten finden Sie im dem Abschnitt Alltägliche Aufgaben.

Schlüsselkonzepte

Wie Sie es von einem webbasierten CRM erwarten können, spielt die E-Mail eine zentrale Rolle in CiviCRM. Grob gesagt, gibt es drei Situationen, in denen E-Mails aus CiviCRM versendet werden:

• an Einzelpersonen und kleine Gruppen von Personen über die Aktion E-Mail senden
• an eine große Gruppe von Personen als Massenversand über CiviMail
• an Einzelpersonen, die eine E-Mail als Teil von Workflows in anderen Komponenten eine E-Mail auslösen, z.B. eine Bestätigungs-E-Mail für eine Veranstaltungsanmeldung

Der Vorteil des Versendens von E-Mails über CiviCRM (und nicht über Ihren E-Mail-Client oder über ein anderes Massen-E-Mail-Tool als CiviMail) ist, dass jede E-Mail, die über die Aktion "E-Mail senden" oder über CiviMail gesendet wird, als als Aktivität behandelt und in der Aktivitätshistorie des jeweiligen Empfänger gespeichert wird. So können Sie zum Beispiel sehen, dass John Doe drei Tage nach Erhalt Ihrer April-E-Mail eine eine Spende getätigt hat, drei Tage nachdem er Ihren April-Newsletter erhalten hat, oder dass Ihre Koordinatorin für Freiwillige Jane Smith per E-Mail gebeten hat, den Informationstisch bei einer bevorstehenden Veranstaltung zu betreuen.

E-Mail senden versus CiviMail

CiviCRM bietet zwei Optionen für den Versand von E-Mails an Kontakte:

• Eine E-Mail als Aktivität für einen Kontakt senden: Dies ist geeignet für E-Mails an Einzelpersonen und kleine Gruppen zu senden.
• Senden Sie ein Mailing an eine Gruppe mit CiviMail: Dies ist ideal für Massenmailings Mailings oder geplante Mails an kleine Gruppen.

Um Massen-E-Mails zu versenden, müssen Sie zunächst [CiviMail einrichten] (set-up.md). Die Aktion Senden E-Mail-Aktion ist auch dann verfügbar, wenn die CiviMail-Komponente deaktiviert ist.

Es gibt entscheidende Unterschiede zwischen der Aktion E-Mail senden und der CiviMail-Komponente:

• E-Mails, die über die Aktion "E-Mail senden" gesendet werden, sind auf maximal 50 E-Mail-Adressen beschränkt, und es gibt keine anderen Berichte als einen Aktivitäts Eintrag für jeden Empfänger.
• CiviMail-E-Mails verfügen über eine ausgefeilte Bounce-Verarbeitung und Berichterstattung.
• CiviMail ermöglicht es den Empfängern, ihre eigenen Abonnements zu verwalten.
• CiviMail kann so konfiguriert werden, dass Antworten automatisch verfolgt werden.

Die Konfiguration von CiviMail ist aufwändiger, und es sind mehr Schritte erforderlich. Sobald Sie jedoch CiviMail aktiviert und konfiguriert haben, verfügen Sie über haben Sie erheblich verbesserte Möglichkeiten für Massen-E-Mails.

Welche Methode für die einzelnen E-Mails zu verwenden ist, ist vielleicht nicht sofort offensichtlich. Mit der Zeit werden die besten Praktiken und das richtige Werkzeug für jede mit der Zeit immer deutlicher und können von den Benutzern gemeinsam genutzt werden.

Wann sollte die Aktion "E-Mail senden" verwendet werden?

Solange Sie sich an weniger als 50 Empfänger wenden und Sie nicht nachverfolgen müssen, ob die Empfänger die E-Mail geöffnet oder auf einen Link geklickt haben Links geklickt haben, ist die Aktion "E-Mail senden" schneller und einfacher als der Versand eines Mailing in CiviMail.

Die Aktivität E-Mail senden bietet alle Funktionen des Versands über eines E-Mail-Clients: Sie können Dateien anhängen, Kontakte mit CC und BCC versehen und Nachrichtenvorlagen verwenden.

Beachten Sie, dass CiviCRM nur die von Ihnen gesendeten Nachrichten aufzeichnet; Antworten des Empfänger kommen an Ihre E-Mail-Adresse und werden nicht in der Datenbank Datenbank gespeichert. Aus diesem Grund sollten Sie sich nicht auf die Aktion E-Mail senden für die Durchführung eines längeren E-Mail-Austauschs verlassen. Wenn Sie die Tatsache aufzeichnen möchten dass Sie einen E-Mail-Austausch mit jemandem hatten, können Sie eine Aktivität mit dem Namen E-Mail-Austausch erstellen und Ihre E-Mail Konversation in den Textkörper einfügen, so als würden Sie ein Telefongespräch aufzeichnen.

Sie können auch über Ihren E-Mail-Client gesendete E-Mails aufzeichnen, indem Sie die Option zum automatischen Ablegen ausgehender E-Mails (siehe unten).

Wann sollten Sie CiviMail verwenden?

Wenn Sie E-Mails an 50 oder mehr Kontakte auf einmal senden möchten, müssen Sie CiviMail verwenden.

Sie sollten CiviMail auch immer dann verwenden, wenn Sie Statistiken über den Erfolg Ihres Mailings, einschließlich Bounce-Statistiken und Click-Throughs. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Berichterstattung und Analyse.

Mit CiviMail können sich Personen auch auf Ihrer Website in Ihre Mailinglisten eintragen Website in Ihre Mailinglisten einzutragen, und verfolgt automatisch die Abmeldung oder Abmeldungsanfragen. Außerdem können Sie alle E-Mails archivieren, die Ihre Empfänger als Antworten auf das Mailing speichern und ihnen eine automatische Antwort auf ihre Antworten.

Empfänger auswählen

Beim E-Mail-Versand können Sie die Empfänger auf zwei Arten auswählen: aus einem Kontakt Datensatz und aus Suchergebnissen.

In CiviMail können Sie die Empfänger auch auf zwei Arten auswählen: mit Gruppen die als Mailinglisten gekennzeichnet sind und vor dem Einrichten Ihres Mailings erstellt werden müssen Mailing erstellt werden müssen, und aus den Suchergebnissen. Allerdings gibt es eine Komplikation bei der Verwendung von Suchergebnissen: Alle von CiviMail gesendeten Mails müssen mit einem Link zum Abbestellen enthalten. Wenn die Empfänger in einer Gruppe enthalten sind, werden sie bei einer Abbestellungs Anfragen einfach aus der Mailingliste für diese Gruppe entfernt. Aber wenn sie nicht in einer Gruppe sind, müssen sie einer Gruppe hinzugefügt werden, wenn sie sich abmelden damit die Abbestellungsanfrage in CiviCRM erfasst werden kann.

Personalisierung mit Token

E-Mails, die sowohl mit Send E-Mail als auch mit CiviMail verschickt werden, können personalisierten Text enthalten, z. B. den Namen einer Person. Dies geschieht mit tokens, das sind Platzhalter, die CiviCRM erkennt und beim Versand jeder Nachricht durch einen entsprechenden Wert ersetzt. Beachten Sie, dass es in CiviMail einige Token gibt, die in der Aktivität E-Mail senden nicht zur Verfügung stehen.

Absender-E-Mail-Adressen

Sowohl Massen- als auch normale E-Mails können von Ihrer persönlichen Adresse gesendet werden, von einer allgemeinen E-Mail-Adresse, die mit Ihrer Organisation verbunden ist, oder von Adresse einer anderen Person gesendet werden. Zum Beispiel kann ein Assistent offizielle E-Mail-Nachrichten unter dem Namen seines Vorgesetzten versenden.

Kopf- und Fußzeilen

Nur in Massenmails können Sie benutzerdefinierte Kopf- und Fußzeilen einfügen. Sie können benutzerdefinierte Kopf- und Fußzeilen unter Administrator > CiviMail > Kopf- und Fußzeilen und automatisierte Nachrichten.

Vorlagen

Vorlagen für E-Mails oder Teile von E-Mails helfen bei der Rationalisierung Ihrer Kommunikation zu rationalisieren, indem ganze E-Mails oder Teile von E-Mails wie Kopfzeilen und Fußzeilen. E-Mail-Vorlagen können entweder im Voraus erstellt werden oder wenn Sie eine E-Mail senden, und können jederzeit bearbeitet werden.

Berichterstattung

CiviMail kann Massenmailings nachverfolgen und liefert nützliche Informationen, die Ihnen helfen Informationen, die Ihnen helfen, die Interessen Ihrer Empfänger zu verstehen und die Effektivität Ihrer Kommunikation. Sie können verfolgen, wie viele Empfänger die E-Mail geöffnet haben und welche Links in der E-Mail beliebt waren.

An- und Abmelden von Mailinglisten

CiviCRM ermöglicht es Ihnen, eine Anmeldeseite oder ein Formular (ein sogenanntes Profil) zu veröffentlichen zu veröffentlichen, auf der sich Personen auf Ihrer Website in Ihre Mailingliste eintragen können. Es erfordert, dass Sie den Empfängern die Möglichkeit geben, sich von jeder Mailingliste abzumelden und die Möglichkeit, keine E-Mails mehr von Ihnen zu erhalten, und CiviCRM verfolgt diese Anfragen automatisch. Für weitere Informationen siehe das Kapitel Einrichten.

Autofiling externer E-Mails in CiviCRM

Mit CiviCRM können Sie automatisch E-Mails, die Sie über Ihren E-Mail-Client in den Kontaktdatensätzen in Ihrer Datenbank. Hierfür müssen Sie eine spezielle E-Mail-Adresse einrichten spezielle E-Mail-Adresse einrichten, die Sie in das BCC-Feld einer E-Mail einfügen, die Sie senden. Diese wird von der Datenbank gelesen und in eine Aktivität umgewandelt. Aktivität umgewandelt. Diese Aktivität wird in dem Datensatz des Kontakts abgelegt, der der zur E-Mail-Adresse passt. Wenn diese E-Mail-Adresse in Ihrer Datenbank nicht existiert Datenbank nicht existiert, wird ein neuer Kontaktdatensatz erstellt. Siehe das Kapitel E-Mail-System Konfiguration im Abschnitt Einführung für weitere Details.

Andere Überlegungen

Schlüsselfragen

Wenn Sie die Nutzung der E-Mail-Funktionen von CiviCRM planen, kann es hilfreich sein hilfreich sein, diese Fragen zu beantworten, um Ihre Einrichtung und Nutzung zu unterstützen:

• Gibt es bestimmte Arten von E-Mails, die Sie immer wieder versenden und für die Sie deshalb für die Sie Vorlagen erstellen möchten?
• Gibt es Inhalte, die Sie in der Kopf- und/oder Fußzeile in jeder Mail enthalten?
• Möchten Sie eine Webseite einrichten, auf der man sich für Ihre E-Mails anmelden kann?
• Welche Arten von E-Mails sind für Sie wichtig, um sie in den Kontaktdaten der Empfänger zu speichern? Kontaktdatensätzen zu speichern?

Wenn Sie planen, eine bestimmte E-Mail über CiviCRM zu versenden, ist es hilfreich Folgendes zu berücksichtigen:

• An wie viele Personen senden Sie Ihre E-Mail?
• Möchten Sie wissen, wer Ihre E-Mail öffnet und auf Links klickt? klicken?
• Haben Sie eine Liste (eine Gruppe oder intelligente Gruppe) erstellt, an die Sie Ihre E-Mail zu senden?
• Möchten Sie, dass die Empfänger Ihr Mailing in einem Browser-Fenster ansehen können Browser-Fenster ansehen können, wenn sie Probleme haben, es in ihrem E-Mail-Browser zu lesen?
• Wer soll der Absender der E-Mail sein? Dies könnte eine allgemeine Organisationsadresse sein, oder mit dem Namen einer Person personalisiert.

Interaktion mit anderen Tools

Viele CiviCRM-Komponenten interagieren mit der E-Mail-Funktionalität und mit CiviMail, zum Beispiel um Bestätigungs-, Dankes- und Quittungs-E-Mails zu versenden. E-Mails. Die Abschnitte dieses Buches, die sich auf die einzelnen Komponenten beziehen, werden werden einige Informationen über die Anpassung dieser E-Mails enthalten und sollten in Verbindung mit diesem Abschnitt gelesen werden, um Ihnen ein umfassendes Sie sollten sie in Verbindung mit diesem Abschnitt lesen, um ein umfassendes Verständnis für die Funktionsweise von E-Mails im breiteren Kontext von CiviCRM zu erhalten.

Datenschutz

Wir empfehlen Ihnen, den Datenschutz zu berücksichtigen. Verschiedene Länder haben unterschiedliche Gesetze in Bezug auf den E-Mail-Datenschutz, einschließlich Opt-Out/Abbestelloptionen Optionen. Es kann auch Probleme im Zusammenhang mit den Tracking-Tools von CiviMail geben; Zum Beispiel möchten Sie vielleicht vermeiden, zu verfolgen, wer auf die Seite "Wie wie man mit Drogenproblemen umgeht" in einem bestimmten Mailing geklickt hat.

Spam und Zustellbarkeit von E-Mails

Beim Versand von Massen-E-Mails besteht immer die Gefahr, dass Ihre E-Mails als als Spam markiert werden. Dies wirkt sich sowohl auf die Zustellung Ihrer aktuellen E-Mail als auch die zukünftige Zustellung aller von Ihrem Server gesendeten E-Mails. Der Umgang mit diesen Problemen ist komplex und würde den Rahmen dieses Buches sprengen. Wenn Ihre Organisation nicht über einen Systemadministrator, Berater oder E-Mail-Hosting-Dienst hat, der sich mit diesen Fragen auskennt, sollten Sie sollten Sie den Rat eines Experten einholen.

E-Mail- und Vorlagendesign/Layout

Der Erfolg Ihrer E-Mail hängt nicht nur von Ihrem Inhalt, sondern auch von Ihrem Design und Layout ab. Eine gut gestaltete E-Mail ist sauber, übersichtlich und passt sich gut an die vielen verschiedenen Arten an, wie Menschen E-Mails lesen (Smartphones, Tablets, Laptops, Desktops, Browser, Anwendungen usw.). Im Folgenden finden Sie einige Tipps und bewährte Verfahren für die Gestaltung Ihrer E-Mails.

• Erstellen Sie gut gestaltete Basisvorlagen und fördern (oder erzwingen) Sie deren Verwendung. Dabei kann es sich um ein einfaches einspaltiges Tabellenlayout mit einem Kopfbild und einer Textfußzeile handeln oder um eine Reihe von schrittweise besser strukturierten Layouts, aus denen die Benutzer wählen können. Ein einheitliches Erscheinungsbild für Ihre E-Mails ist für die Organisation und das Branding Ihrer Kommunikation von entscheidender Bedeutung.
• Responsive E-Mail-Design kann sehr anspruchsvoll sein — in gewisser Weise viel anspruchsvoller als Responsive Web-Design — da es viel mehr verschiedene Umgebungen und Anwendungen gibt, die zum Lesen von E-Mails verwendet werden. Bei E-Mail-Anwendungen gibt es auch keine allgemein akzeptierten Standards für die Darstellung des Designs, was es sehr schwierig macht, ein Layout zu erstellen, das auf allen Geräten konsistent ist. Erwägen Sie die Anschaffung einer responsiven Vorlage, die Sie als Basis verwenden können, anstatt Ihre eigene Vorlage von Grund auf zu erstellen. Es gibt eine Reihe von kostenlosen E-Mail-Vorlagen, die auf den am häufigsten verwendeten Geräten und Anwendungen getestet wurden.
• Halten Sie Ihr Layout relativ einfach. Je komplexer Ihre Struktur ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass es auf verschiedenen Geräten Probleme gibt. Wenn Sie komplexere Layouts entwickeln, sollten Sie diese gründlich testen oder einige der verfügbaren E-Mail-Testdienste in Anspruch nehmen.
• Verwenden Sie Tabellen für Layouts. Anders als auf Websites, wo div-Tags als Layout-Tool besser geeignet sind, werden Tabellen in E-Mail-Clients universeller und konsistenter gerendert.
• Verwenden Sie Inline-CSS. Dies ist zugegebenermaßen einer der frustrierendsten Aspekte des E-Mail-Designs. Viele der am häufigsten verwendeten E-Mail-Clients unterstützen immer noch keine extern referenzierten oder in Stilblöcken definierten CSS-Stile. Um sicherzustellen, dass Ihre Stile erkannt werden, fügen Sie sie inline mit den Element-Tags ein.
• Stellen Sie Nachforschungen an. Aufgrund von Diskrepanzen zwischen verschiedenen E-Mail-Anwendungen kann es vorkommen, dass bestimmte Tags oder CSS-Stile von einer Umgebung zur anderen unterschiedlich dargestellt werden. Möglicherweise müssen Sie einige Nachforschungen anstellen, um zu verstehen, warum ein bestimmter Stil in verschiedenen Kontexten ignoriert wird.
• Verstehen und schätzen Sie die gegenseitige Abhängigkeit von Design und Inhalt. Allzu oft konzentrieren sich Organisationen entweder nur auf das Design und vernachlässigen den Inhalt oder sie konzentrieren sich ganz auf den Inhalt und vernachlässigen die Präsentation. Beide sind eng miteinander verknüpft, und wenn Sie keine Zeit in einen der beiden Aspekte investieren, kann Ihre Botschaft darunter leiden.