<Übersetzung CiviCRM User Guide>
Dieses Kapitel umreißt einige Schlüsselkonzepte und Fragen, die für die für die Planung des Einsatzes der E-Mail-Funktionen von CiviCRM. Dieses Kapitel sollte gelesen werden, bevor Sie beginnen, E-Mails an Kontakte zu senden. Ausführliche Informationen über die Durchführung der genannten Aktivitäten finden Sie im dem Abschnitt Alltägliche Aufgaben.
Wie Sie es von einem webbasierten CRM erwarten können, spielt die E-Mail eine zentrale Rolle in CiviCRM. Grob gesagt, gibt es drei Situationen, in denen E-Mails aus CiviCRM versendet werden:
Der Vorteil des Versendens von E-Mails über CiviCRM (und nicht über Ihren E-Mail-Client oder über ein anderes Massen-E-Mail-Tool als CiviMail) ist, dass jede E-Mail, die über die Aktion "E-Mail senden" oder über CiviMail gesendet wird, als als Aktivität behandelt und in der Aktivitätshistorie des jeweiligen Empfänger gespeichert wird. So können Sie zum Beispiel sehen, dass John Doe drei Tage nach Erhalt Ihrer April-E-Mail eine eine Spende getätigt hat, drei Tage nachdem er Ihren April-Newsletter erhalten hat, oder dass Ihre Koordinatorin für Freiwillige Jane Smith per E-Mail gebeten hat, den Informationstisch bei einer bevorstehenden Veranstaltung zu betreuen.
CiviCRM bietet zwei Optionen für den Versand von E-Mails an Kontakte:
Um Massen-E-Mails zu versenden, müssen Sie zunächst [CiviMail einrichten] (set-up.md). Die Aktion Senden E-Mail-Aktion ist auch dann verfügbar, wenn die CiviMail-Komponente deaktiviert ist.
Es gibt entscheidende Unterschiede zwischen der Aktion E-Mail senden und der CiviMail-Komponente:
Die Konfiguration von CiviMail ist aufwändiger, und es sind mehr Schritte erforderlich. Sobald Sie jedoch CiviMail aktiviert und konfiguriert haben, verfügen Sie über haben Sie erheblich verbesserte Möglichkeiten für Massen-E-Mails.
Welche Methode für die einzelnen E-Mails zu verwenden ist, ist vielleicht nicht sofort offensichtlich. Mit der Zeit werden die besten Praktiken und das richtige Werkzeug für jede mit der Zeit immer deutlicher und können von den Benutzern gemeinsam genutzt werden.
Solange Sie sich an weniger als 50 Empfänger wenden und Sie nicht nachverfolgen müssen, ob die Empfänger die E-Mail geöffnet oder auf einen Link geklickt haben Links geklickt haben, ist die Aktion "E-Mail senden" schneller und einfacher als der Versand eines Mailing in CiviMail.
Die Aktivität E-Mail senden bietet alle Funktionen des Versands über eines E-Mail-Clients: Sie können Dateien anhängen, Kontakte mit CC und BCC versehen und Nachrichtenvorlagen verwenden.
Beachten Sie, dass CiviCRM nur die von Ihnen gesendeten Nachrichten aufzeichnet; Antworten des Empfänger kommen an Ihre E-Mail-Adresse und werden nicht in der Datenbank Datenbank gespeichert. Aus diesem Grund sollten Sie sich nicht auf die Aktion E-Mail senden für die Durchführung eines längeren E-Mail-Austauschs verlassen. Wenn Sie die Tatsache aufzeichnen möchten dass Sie einen E-Mail-Austausch mit jemandem hatten, können Sie eine Aktivität mit dem Namen E-Mail-Austausch erstellen und Ihre E-Mail Konversation in den Textkörper einfügen, so als würden Sie ein Telefongespräch aufzeichnen.
Sie können auch über Ihren E-Mail-Client gesendete E-Mails aufzeichnen, indem Sie die Option zum automatischen Ablegen ausgehender E-Mails (siehe unten).
Wenn Sie E-Mails an 50 oder mehr Kontakte auf einmal senden möchten, müssen Sie CiviMail verwenden.
Sie sollten CiviMail auch immer dann verwenden, wenn Sie Statistiken über den Erfolg Ihres Mailings, einschließlich Bounce-Statistiken und Click-Throughs. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Berichterstattung und Analyse.
Mit CiviMail können sich Personen auch auf Ihrer Website in Ihre Mailinglisten eintragen Website in Ihre Mailinglisten einzutragen, und verfolgt automatisch die Abmeldung oder Abmeldungsanfragen. Außerdem können Sie alle E-Mails archivieren, die Ihre Empfänger als Antworten auf das Mailing speichern und ihnen eine automatische Antwort auf ihre Antworten.
Beim E-Mail-Versand können Sie die Empfänger auf zwei Arten auswählen: aus einem Kontakt Datensatz und aus Suchergebnissen.
In CiviMail können Sie die Empfänger auch auf zwei Arten auswählen: mit Gruppen die als Mailinglisten gekennzeichnet sind und vor dem Einrichten Ihres Mailings erstellt werden müssen Mailing erstellt werden müssen, und aus den Suchergebnissen. Allerdings gibt es eine Komplikation bei der Verwendung von Suchergebnissen: Alle von CiviMail gesendeten Mails müssen mit einem Link zum Abbestellen enthalten. Wenn die Empfänger in einer Gruppe enthalten sind, werden sie bei einer Abbestellungs Anfragen einfach aus der Mailingliste für diese Gruppe entfernt. Aber wenn sie nicht in einer Gruppe sind, müssen sie einer Gruppe hinzugefügt werden, wenn sie sich abmelden damit die Abbestellungsanfrage in CiviCRM erfasst werden kann.
E-Mails, die sowohl mit Send E-Mail als auch mit CiviMail verschickt werden, können personalisierten Text enthalten, z. B. den Namen einer Person. Dies geschieht mit tokens, das sind Platzhalter, die CiviCRM erkennt und beim Versand jeder Nachricht durch einen entsprechenden Wert ersetzt. Beachten Sie, dass es in CiviMail einige Token gibt, die in der Aktivität E-Mail senden nicht zur Verfügung stehen.
Sowohl Massen- als auch normale E-Mails können von Ihrer persönlichen Adresse gesendet werden, von einer allgemeinen E-Mail-Adresse, die mit Ihrer Organisation verbunden ist, oder von Adresse einer anderen Person gesendet werden. Zum Beispiel kann ein Assistent offizielle E-Mail-Nachrichten unter dem Namen seines Vorgesetzten versenden.
Nur in Massenmails können Sie benutzerdefinierte Kopf- und Fußzeilen einfügen. Sie können benutzerdefinierte Kopf- und Fußzeilen unter Administrator > CiviMail > Kopf- und Fußzeilen und automatisierte Nachrichten.
Vorlagen für E-Mails oder Teile von E-Mails helfen bei der Rationalisierung Ihrer Kommunikation zu rationalisieren, indem ganze E-Mails oder Teile von E-Mails wie Kopfzeilen und Fußzeilen. E-Mail-Vorlagen können entweder im Voraus erstellt werden oder wenn Sie eine E-Mail senden, und können jederzeit bearbeitet werden.
CiviMail kann Massenmailings nachverfolgen und liefert nützliche Informationen, die Ihnen helfen Informationen, die Ihnen helfen, die Interessen Ihrer Empfänger zu verstehen und die Effektivität Ihrer Kommunikation. Sie können verfolgen, wie viele Empfänger die E-Mail geöffnet haben und welche Links in der E-Mail beliebt waren.
CiviCRM ermöglicht es Ihnen, eine Anmeldeseite oder ein Formular (ein sogenanntes Profil) zu veröffentlichen zu veröffentlichen, auf der sich Personen auf Ihrer Website in Ihre Mailingliste eintragen können. Es erfordert, dass Sie den Empfängern die Möglichkeit geben, sich von jeder Mailingliste abzumelden und die Möglichkeit, keine E-Mails mehr von Ihnen zu erhalten, und CiviCRM verfolgt diese Anfragen automatisch. Für weitere Informationen siehe das Kapitel Einrichten.
Mit CiviCRM können Sie automatisch E-Mails, die Sie über Ihren E-Mail-Client in den Kontaktdatensätzen in Ihrer Datenbank. Hierfür müssen Sie eine spezielle E-Mail-Adresse einrichten spezielle E-Mail-Adresse einrichten, die Sie in das BCC-Feld einer E-Mail einfügen, die Sie senden. Diese wird von der Datenbank gelesen und in eine Aktivität umgewandelt. Aktivität umgewandelt. Diese Aktivität wird in dem Datensatz des Kontakts abgelegt, der der zur E-Mail-Adresse passt. Wenn diese E-Mail-Adresse in Ihrer Datenbank nicht existiert Datenbank nicht existiert, wird ein neuer Kontaktdatensatz erstellt. Siehe das Kapitel E-Mail-System Konfiguration im Abschnitt Einführung für weitere Details.
Wenn Sie die Nutzung der E-Mail-Funktionen von CiviCRM planen, kann es hilfreich sein hilfreich sein, diese Fragen zu beantworten, um Ihre Einrichtung und Nutzung zu unterstützen:
Wenn Sie planen, eine bestimmte E-Mail über CiviCRM zu versenden, ist es hilfreich Folgendes zu berücksichtigen:
Viele CiviCRM-Komponenten interagieren mit der E-Mail-Funktionalität und mit CiviMail, zum Beispiel um Bestätigungs-, Dankes- und Quittungs-E-Mails zu versenden. E-Mails. Die Abschnitte dieses Buches, die sich auf die einzelnen Komponenten beziehen, werden werden einige Informationen über die Anpassung dieser E-Mails enthalten und sollten in Verbindung mit diesem Abschnitt gelesen werden, um Ihnen ein umfassendes Sie sollten sie in Verbindung mit diesem Abschnitt lesen, um ein umfassendes Verständnis für die Funktionsweise von E-Mails im breiteren Kontext von CiviCRM zu erhalten.
Wir empfehlen Ihnen, den Datenschutz zu berücksichtigen. Verschiedene Länder haben unterschiedliche Gesetze in Bezug auf den E-Mail-Datenschutz, einschließlich Opt-Out/Abbestelloptionen Optionen. Es kann auch Probleme im Zusammenhang mit den Tracking-Tools von CiviMail geben; Zum Beispiel möchten Sie vielleicht vermeiden, zu verfolgen, wer auf die Seite "Wie wie man mit Drogenproblemen umgeht" in einem bestimmten Mailing geklickt hat.
Beim Versand von Massen-E-Mails besteht immer die Gefahr, dass Ihre E-Mails als als Spam markiert werden. Dies wirkt sich sowohl auf die Zustellung Ihrer aktuellen E-Mail als auch die zukünftige Zustellung aller von Ihrem Server gesendeten E-Mails. Der Umgang mit diesen Problemen ist komplex und würde den Rahmen dieses Buches sprengen. Wenn Ihre Organisation nicht über einen Systemadministrator, Berater oder E-Mail-Hosting-Dienst hat, der sich mit diesen Fragen auskennt, sollten Sie sollten Sie den Rat eines Experten einholen.
Der Erfolg Ihrer E-Mail hängt nicht nur von Ihrem Inhalt, sondern auch von Ihrem Design und Layout ab. Eine gut gestaltete E-Mail ist sauber, übersichtlich und passt sich gut an die vielen verschiedenen Arten an, wie Menschen E-Mails lesen (Smartphones, Tablets, Laptops, Desktops, Browser, Anwendungen usw.). Im Folgenden finden Sie einige Tipps und bewährte Verfahren für die Gestaltung Ihrer E-Mails.